1. Preparare posto letto e armadio e provvedere alla sanificazione;
2. Contattare un mediatore della stessa lingua e Paese del beneficiario che dovrà essere presente al momento dell’arrivo.
3. Far visitare la comunità e presentare i nuovi compagni.
4. Consegnare un primo kit contenente sapone, shampoo, dentifricio, spazzolino, cambi di asciugamani e lenzuola pulite, pigiama e biancheria intima, facendo firmare al ragazzo una ricevuta di consegna come da procedure MTWeb.
5. Provvedere al primo contatto con la famiglia di origine/adulti di riferimento del minore lo stesso giorno del suo arrivo (allegato – primo contatto famiglia).
6. Procedere a un primo colloquio di accoglienza entro e non oltre i primi due giorni successivi, alla presenza di un mediatore della stessa lingua e Paese, dando al minore le informazioni riguardanti le caratteristiche principali del progetto (allegato – primo colloquio minore); il regolamento e la carta dei servizi (allegato – contratto di accoglienza), in lingua comprensibile al minore; organizzazione del progetto, turni, attività etc. e figure professionali presenti; informativa legale. 

Prima dell'arrivo del ragazzo, dovrà essere abbinato al minore un educatore di riferimento che dovrà essere presente al momento dell'arrivo del beneficiario e gli dovrà essere esplicitato e presentato. L'educatore potrà essere modificato e riassegnato in seguito.